Sistem pembayaran cash saat ini menjadi PR bagi pengusaha, di mana banyak sekali kecurangan yang bisa dilakukan oleh pegawai melalui celah ini. Pasalnya, banyak pegawai yang tidak jujur, saat menerima pembayaran cash tidak dicatat, sehingga uang yang diterima tak masuk ke perusahaan melainkan masuk ke dompet karyawan itu sendiri.
Misalnya saja di bisnis ritel, kasir wajib menyerahkan struk kepada pembeli, agar tidak ada celah penggelapan dana di meja kasir. Struk berguna untuk mencatat transaksi, sekaligus menjadi bukti pembayaran pelanggan & bukti uang masuk ke perusahaan. Apabila struk tak tercetak, otomatis uang yang dibayarkan oleh pembeli tidak dapat ditelusuri.
Hal ini bisa juga terjadi pada bisnis yang lain seperti travel umrah. Jika bisnis ritel uangnya tidak begitu besar, lain cerita dengan bisnis travel umrah. Satu produk paket umrah saja harganya di atas 20 juta rupiah. Setiap hari travel ada transaksi paket, belum lagi yang pembeliannya kolektif. Tentu ada banyak transaksi yang membutuhkan perhatian khususnya soal pembayarannya.
Transaksi puluhan juta, bila masih menggunakan pembayaran tunai, rawan sekali terjadi penyelewengan. Bagaimana hal itu bisa terjadi? Mari kita uraikan satu per satu.
PEMBAYARAN TUNAI DI TRAVEL UMRAH RAWAN TIDAK TERCATAT
Misalnya ada seorang calon jamaah yang mendaftar umrah, kemudian membayar sejumlah uang muka. Kemudian, jamaah tersebut membayar secara mengangsur selama beberapa kali. Jika travel umrah masih menggunakan pencatatan transaksi & pembayaran secara manual, bisa saja terjadi penyelewengan dana. Transaksi tunai rawan tidak tercatat, apalagi jika travel belum memiliki sistem digital travel umrah khusus untuk pengelolaan travel.
Apalagi travel tersebut sudah memiliki banyak jamaah, dengan metode pembayaran yang sama seperti contoh di atas. Pembayaran cash yang dicatat secara manual, bisa saja diklaim “hilang” dananya. Iya kalau hanya satu atau dua transaksi saja, bagaimana jika ada banyak transaksi yang seperti ini?
Travel dengan volume penjualannya tinggi, omsetnya bisa milyaran. Maka, “kehilangan uang” beberapa puluh juta saja tidak akan terasa besar. Namun, kerugian kecil semacam ini bukanlah hal yang harus dibiarkan terjadi. Pemilik bisnis yang terbiasa membiarkan kecurangan kecil terjadi, bisa menjadi awal dari kehancuran bisnis.
CARA MENGATASI MASALAH PEMBAYARAN PADA TRAVEL UMRAH
Ada yang dapat dilakukan oleh pemilik travel umrah yang ingin membenahi manajemen transaksi dan pembayaran di travelnya, yaitu mulai menerapkan pembayaran digital atau pembayaran non tunai di perusahaannya. Penggunaan Virtual Account misalnya, adalah solusi supaya bisa mencatatkan pembayaran di sistem, sehingga tindakan curang seperti tak mencatat transaksi pembayaran dari jamaah ke travel bisa dihindari.
Penerapan pembayaran cashless saat ini sudah cukup populer. Untuk bisnis ritel yang transaksinya kecil saja sudah menerapkan, apalagi yang jumlah transaksinya besar seperti travel. Sangat perlu untuk memakai sistem digital travel umrah yang mendukung penerapan sistem pembayaran cashless.
Saat ini ada sistem manajemen travel umrah yang dilengkapi dengan pembayaran digital, sehingga pencatatannya dapat terpusat dalam satu sistem saja. Owner tidak perlu lagi pusing dengan masalah pencatatan pembayaran dari pelanggan, karena sistemnya sudah terintegrasi antara transaksi, pembayaran, & keuangan, maka bisa dipantau dengan mudah dalam satu dashboard saja.
Oleh karena itu, sebelum memutuskan untuk menggunakan sistem manajemen travel umrah, pebisnis travel umrah juga harus memilih mana sistem yang sudah all in one dalam menyediakan solusi bagi permasalahan travel. Sehingga pengelolaan travel bisa lebih mudah, rapi & efisien.
KEUNTUNGAN PEMBAYARAN CASHLESS DAN PENCATATANNYA DI SISTEM DIGITAL TRAVEL UMRAH
Bicara soal keuntungan, tentu banyak yang bisa diraih jika travel mau bertransformasi digital. Bukan hanya dalam hal administratif saja, namun juga soal pembayaran usahakan juga sudah beralih ke pembayaran digital atau cashless.
Pertama, pemilik travel dapat menelusuri jejak pembayaran yang dilakukan oleh jamaahnya karena sistem pembayaran non tunai membuat semua pencatatan transaksi bisa lebih rapi. Apalagi jika sudah memakai Virtual Account (VA), pembayaran akan terkonfirmasi otomatis tanpa perlu meminta konfirmasi pembayaran dari jamaah.
Jika travel sudah memakai sistem digital yang mendukung VA sebagai metode pembayaran, maka semakin sedikit celah pembayaran yang tidak tercatat. Kerugian travel dari sisi ini pun dapat diminimalisir.
Kedua, pembayaran cashless sangat praktis & memudahkan tim travel. Bayangkan jika setiap pembayaran menggunakan uang tunai, alangkah panjang waktu yang diperlukan oleh staff travel untuk menghitung, menyimpan, & menyetorkan uang tersebut ke bank. Pembayaran digital adalah inovasi yang membuat kinerja travel makin efisien.
Ketiga, mempermudah pelanggan yang akan melakukan pembayaran. Bukan hanya travel yang dimudahkan oleh pembayaran cashless, jamaah pun demikian. Saat ini, umumnya orang tidak lagi menyimpan uang secara cash. Bila travel sendiri belum menerapkan pembayaran digital, alangkah susahnya jamaah yang akan membayar paket umrah harus menarik uang terlebih dahulu di ATM atau bank, lalu menyetorkannya langsung pada travel umrah.
Keempat, pencatatan & laporan keuangan yang lebih rapi. Bila travel sudah memakai sistem travel umrah yang menyediakan pembayaran cashless dan terintegrasi dengan sistem keuangan travel, maka pembuatan laporan transaksi & laporan keuangan pun bisa lebih mudah & cepat.
Kelima, efisiensi operasional travel. Semakin efisien suatu bisnis beroperasi, maka biaya operasionalnya pun kian rendah, sehingga keuntungan meningkat. Di bisnis travel, pemakaian sistem pembayaran digital, dapat mempersingkat proses bisnis, sehingga yang awalnya harus ditangani beberapa orang, kini cukup satu orang saja bisa menangani banyak pekerjaan.
Karena beberapa pekerjaan berulang dapat diotomatisasi seperti menerima pembayaran, menghitung uang, menerima bukti transfer, konfirmasi pembayaran, pencatatan, dan pembuatan laporan dapat dibuat lebih singkat dengan hadirnya pembayaran cashless.
SAATNYA BERALIH KE PEMBAYARAN CASHLESS DAN SISTEM DIGITAL TRAVEL UMRAH
Dengan beberapa pertimbangan yang telah kami uraikan, sudah saatnya travel menggunakan sistem pembayaran digital, dan beralih ke sistem digital travel umrah yang mendukung sistem pembayaran non tunai. Travel yang bertahan di manajemen travel konvensional, tentu akan tertinggal dengan travel yang fleksibel mengikuti perkembangan teknologi di era digital seperti saat ini.
Oleh karena itu, sangat penting bagi pemilik bisnis maupun pengelola travel yang terbuka menerima perubahan, mau beradaptasi dengan teknologi, serta fleksibel dalam menjalankan operasional travelnya. BIla masih memakai cara lama, jangan harap travel bisa berkembang. Bisa jadi bisnis travel tiba-tiba ambruk, karena mengabaikan kerugian kecil akibat transaksi tunai tadi, serta tak mau beradaptasi ke sistem digital.
Jangan sampai travel Anda mengalaminya. Jadi, sudahkah Anda memakai software digital travel umrah untuk memperbaiki manajemen travel umrah Anda? (KI)
